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5 reglas para que tu proyecto de digitalización de RRHH sea un éxito
Göze Kacmaz

By: Göze Kacmaz on June 7th, 2021

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5 reglas para que tu proyecto de digitalización de RRHH sea un éxito

Best Practices

Est. Read Time: 3 min.

Las empresas se están encontrando con un clima más favorable para la digitalización de la documentación de RRHH. ¿Pero cuáles son las nuevas reglas del juego? La legislación laboral plantea, entre otras consideraciones legales y administrativas, una cuestión de método.

  • ¿Cómo movilizar los recursos internos?
  • ¿Cómo comunicarse con el equipo y con qué frecuencia?
  • ¿Cómo organizarse para que el proyecto tenga el mayor impacto posible?

En este artículo te presentamos 5 reglas de oro para potenciar al máximo el compromiso de tu equipo con el proyecto de digitalización de Recursos Humanos.

  1. Regla nº 1: Enmarcar la iniciativa en una estrategia global
  2. Regla nº 2: Atender las preocupaciones del equipo
  3. Regla nº 3: Trabajar en equipo
  4. Regla nº 4: Compartir los resultados
  5. Regla nº 5: Hacer balance de lo hecho

Regla nº 1: Enmarcar la iniciativa en una estrategia global

La digitalización de los procesos administrativos de RRHH no es un mero accesorio que implementar. Si queremos que tenga un profundo impacto y numerosos beneficios para toda la empresa, hay que plantearse cuál es la motivación principal del proyecto, que va ligada a la identidad de la empresa. Eso te permitirá más adelante adoptar la postura del discurso que presentes al personal. El objetivo puede ser:

  • Medioambiental
  • Modernización de la empresa
  • Seguridad
  • U otros muchos Una vez establecido el objetivo, será más fácil elegir los KPI.

¿Por qué utilizar KPI? Es fundamental poder medir los efectos del proyecto, tanto positivos como negativos, aunque solo sea para poder hacer correcciones o generalizar las acciones que dan resultado.

¿Qué KPI elegir? Los indicadores del éxito del proyecto derivan de los objetivos y pueden estar ligados a la cantidad de papel utilizado, a la imagen de la empresa (mediante una encuesta, por ejemplo), etc. Pero, ante todo, el principal indicador que te permitirá comprobar el impacto del proyecto es el uso que se le dé.

team-fabien-lerays.png“El principal KPI para determinar el éxito de un proyecto de digitalización de RRHH es la utilización de las herramientas por parte del público correspondiente”, Fabien Lerays, vicepresidente de Operaciones de Francia

Para enmarcar la iniciativa en una estrategia global, es fundamental: 

  • comunicarla a todo el personal;
  • analizar el contexto y comprender los riesgos y desafíos en función de cada perfil; 
  • implicar a usuarios clave: es importante hacer llegar la información por medio de puntos de contacto bien identificados y formados;
  • respetar el ADN de la organización.

Regla nº 2: Atender las preocupaciones del equipo


Para promover el uso de la caja fuerte electrónica entre el personal, una de tus misiones será quitarles las preocupaciones mediante una comunicación efectiva y tranquilizarlos con formación en la herramienta. ¿Qué objeciones existen en estos momentos contra la digitalización de los procesos administrativos de RRHH?

Del lado del personal:
  • Miedo a lo digital. Suele estar relacionado con la cuestión de la seguridad y la falta de control sobre los datos. ¿Qué responder ante esto? ¡Pues que es mucho más seguro almacenar los datos en la nube que en una caja en casa!
  • Reticencia al cambio. Es una preocupación relativa, ya que a muchos empleados les gustaría disponer de herramientas y materiales que se adapten mejor a su modo de trabajo y vida personal.
Del lado de Recursos Humanos:
  • Deshumanización de su departamento en la empresa. ¿A mayor digitalización, menos contacto? En realidad, más bien lo contrario, ya que las herramientas nos permiten dedicar más tiempo a las acciones importantes y al contacto humano, ¡y no solo por correo electrónico!
  • Pérdida de su puesto de trabajo. Tranquilos, la digitalización no reemplaza a las personas, sino que permite, ante todo, centrarse en tareas de mayor valor añadido.
  • Desorientación. Nuevas herramientas, formación… puede resultar demasiado. La revolución digital implica una lógica de aprendizaje constante, lo cual es sin duda muy motivador, aunque también puede conllevar bastante esfuerzo. Por eso es importante hacer ver las ventajas que aporta: comunicación más fluida entre RRHH y los empleados, más tiempo para desarrollar proyectos a largo plazo, entablar debates de fondo con los empleados y la dirección de la empresa…

Regla nº 3: Trabajar en equipo

Si algo está claro es que sin colaboración no hay digitalización. Un proyecto de digitalización de nóminas y, en términos más generales, un proyecto de digitalización de los procesos administrativos de RRHH no requiere grandes conocimientos técnicos por parte del empleado.

Al contrario, la clave del éxito del proyecto reside ante todo en constituir un equipo cuyos roles y funciones estén claramente definidos. El tamaño del equipo no es algo fijo, sino que dependerá sobre todo del tamaño y la estructura de la organización.

ampoule-blue.pngCONSTITUIR UN EQUIPO: ¿QUÉ HACE CADA UNO? 
  • Los jefes de proyecto serán los directores de orquesta del proyecto. Estarán en contacto a diario para coordinar sus acciones y serán los encargados de establecer una planificación inversa y hacerle seguimiento.
  • El patrocinador del proyecto puede ser a la vez el jefe de proyecto, aunque no necesariamente. ¿Cuál es su función? Resaltar los beneficios del proyecto en la empresa y de cara a la dirección para hacer llegar la información y concienciar así a los trabajadores.
  • Los coordinadores técnicos crearán el entorno de desarrollo; es decir, la plataforma en la que se harán las pruebas antes de la puesta en funcionamiento final del proyecto.
  • Los coordinadores operativos configurarán la plataforma en función de las necesidades de la empresa. ¿A qué destinatarios enviamos las nóminas digitales? ¿Quién debe recibirlas en papel? 
  • Los responsables de comunicación se asegurarán de que se traslada el mensaje correcto a las personas adecuadas por las vías que determinen: folletos, carteles, página web, vídeos, eventos presenciales…
Un caso práctico: ¿Cómo involucrar a los usuarios clave y a la dirección?

La etapa de dar formación al equipo de RRHH en la nueva herramienta debe producirse antes de comunicar el proyecto de forma detallada y global al personal. Por ejemplo, en el caso de ClubMed, incorporaron embajadores para facilitar la comunicación y la formación acerca de la digitalización de las nóminas, con el objeto de dar respuesta a las preguntas simples aunque legítimas de los empleados (“¿En qué consiste?”; “¿cómo funciona la herramienta?”).

La comunicación interna en 3 etapas de ClubMed
  1. Un desayuno con todo el equipo de RRHH permitió seleccionar a “exploradores”; es decir, embajadores implicados en los distintos eventos de puesta en marcha del proyecto que prestan asistencia a los responsables y empleados en la fase de adaptación a las nuevas prácticas digitales.
  2. Los eventos ”HR Digital Day” y “Cafés digitales”, que incluyeron breves talleres formativos. 
  3. Una fase de gran disponibilidad por parte de los “exploradores” para responder las preguntas de los colaboradores sobre la utilización de la caja fuerte electrónica. El resultado: un índice de adhesión de los empleados a la caja fuerte electrónica del 93 % en solo dos meses.

Regla nº 4: Compartir los resultados

En tu equipo, y en general en toda la empresa, es esencial compartir los resultados para validarlos y crear compromiso desde dentro. Esta será la primera etapa antes de emprender proyectos de mayor envergadura. Y es el punto de partida para conseguir una actitud positiva y entusiasmo por el proyecto. Por ejemplo, puedes mostrar el índice de adhesión a la caja fuerte electrónica de cada departamento en la intranet y felicitar a los equipos con mejores datos.

 

Regla nº 5: Hacer balance de lo hecho

“Por muy buena que sea la estrategia, hay que fijarse en los resultados”, Winston Churchill

Lo importante en la gestión de cualquier proyecto es claramente el resultado final. Si has elegido bien los KPI al elaborar la estrategia y el plan de acción, tendrás que:

  • Medir el impacto de cada acción.
  • Ajustar los dispositivos: iniciar un proceso de digitalización de RRHH implica adoptar un enfoque de mejora constante. Ante todo, recuerda que no importa cometer errores: la digitalización es un proceso esencialmente reiterativo que debe enmarcarse en una lógica de mejora continua. Ahora toca hacer reajustes si algunas acciones o mensajes no han funcionado bien.

 

CONSEJOS PARA QUE TU PROYECTO DE DIGITALIZACIÓN DE RRHH SEA UN ÉXITO

 

Qué hacer
  1. Comprender al personal.
  2. Formar a tu equipo por medio de usuarios clave.
  3. Comunicar en todas las etapas del proyecto.
Qué no hacer
  1. Olvidar compartir los resultados con el resto del equipo.
  2. Conformarse con hacer balance de lo hecho, sin buscar sugerencias de mejora.
  3. No nombrar a un jefe de proyecto que coordine las acciones del equipo.
 
 

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Marketing Manager - Western Europe