Recursos Humanos es un departamento dinámico y polifacético. Los responsables de RRHH son a la vez psicólogos, coaches y profesionales con gran mente analítica y buenas dotes interpersonales. Han de contar con múltiples conocimientos: jurídicos, de marketing, informática… Y no olvidemos la visión estratégica, que ocupa un importante lugar en su día a día: profundo conocimiento de la empresa, asesoramiento, capacidad de anticipación, creación de una experiencia del empleado y fomento del compromiso con la empresa.

Y quedaría la parte administrativa, también llamada “operacional”: todo debe estar debidamente cumplimentado y clasificado, ha de identificarse la documentación que falta o está obsoleta para cumplir la legislación…

Según el Barómetro 2020: El día a día de Recursos Humanos de la editorial Éditions Tissot, los profesionales de RRHH desearían dedicar más tiempo a cuestiones como la calidad de vida en el trabajo (CVT), la formación o incluso la perspectiva profesional y las competencias. En la práctica, el 73 % de los profesionales de Recursos Humanos dedican la mitad de su jornada a labores administrativas, lo cual va en detrimento de las tareas que aportan un mayor valor añadido a los empleados.

Las tareas de RRHH que más tiempo consumen 

Son tareas imprescindibles, pero el tiempo necesario para llevarlas a cabo es desproporcionado en comparación con el valor añadido que aportan a la empresa; y parte de ese tiempo podría dedicarse a actividades más estratégicas. El equipo de Recursos Humanos podría utilizar sus competencias para proyectos más estratégicos con un impacto directo sobre los empleados y, por tanto, sobre los resultados de la empresa.

Por poner ejemplos, las siguientes 5 tareas consumen mucho tiempo y son habituales en el departamento de RRHH: 

1. Documentación en papel
2. Procesos desestructurados
3. Peticiones recurrentes
4. Gestión de casos o case management
5. Exceso de información 

1. Documentación en papel

El papel es el enemigo n.º 1 de la productividad, tanto para Recursos Humanos como para el resto de trabajadores. Escanear, fotocopiar, enviar por fax o correo, cumplimentar, clasificar y buscar documentos en papel… Una gran cantidad de tareas que se traducen en pérdida de tiempo para todos. Todas las labores de RRHH (cálculo de bonificaciones, nóminas, formación, contratación, relación con los empleados, búsqueda de nuevo talento, etc.) generan documentos. Cualquier puesto de trabajo está asociado a un expediente que contiene una media de 24 documentos y a menudo con más de una página cada uno. Dicho esto, es de imaginar la cantidad de horas que se pierden gestionando todos esos expedientes.

"Una persona del departamento dedicaba el 100 % de su jornada a clasificar, seleccionar y ordenar expedientes. Cuando había que consultar un expediente, teníamos que dar con la llave correcta, el armario correcto y la carpeta correcta", Fanny Stien, People Experience Lead en Unilever.

Pero todo eso ya es cosa del pasado. Unilever nos explica que su reto de digitalización no solo consistía en ahorrar tiempo, sino también en garantizar un archivado seguro de la documentación.

 2. Procesos desestructurados

Cualquier etapa de la trayectoria del empleado (promoción, cambio de situación) pone en marcha un proceso. Y cada proceso conlleva cierto número de interacciones, formularios, sistemas, validaciones, interlocutores, etc. En la mayoría de los casos, se trata de procesos necesarios que permiten mantener cierta coherencia. Pero en el momento en que no se reevalúan para optimizarlos, pueden causar problemas.

A medida que la empresa evoluciona, algunos procesos se van quedando obsoletos o resultan redundantes y pueden dar lugar a cuellos de botella. Los procesos tediosos y no adaptados pueden provocar sobrecarga de trabajo y confusión. ¿Y cuáles son las consecuencias? Que los empleados se distraen y empeora su productividad y los profesionales de RRHH también pierden tiempo. 

“Cuanta más autonomía tenga el empleado en la búsqueda de información, en la toma de decisiones y en sus peticiones, más productivo será y pondrá un mayor foco en los clientes externos de Bureau Veritas”, explica Stéphanie Guth, responsable del Departamento de Gestión de RRHH. 

La integración de las soluciones PeopleDoc permitió simplificar los procesos de Recursos Humanos y otorgar más autonomía a los empleados. Esto se traduce en menos pérdida de tiempo para los trabajadores; tiempo que aprovechan para reenfocarse en sus principales labores y en los clientes de Bureau Veritas. 

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3. Peticiones recurrentes

Otro ejemplo de tarea de RRHH que consume mucho tiempo: responder a las peticiones recurrentes de los empleados, aquellas que se repiten más a menudo y que se atienden una a una a pesar de su similitud. Algunos ejemplos: “¿Cuántos días de vacaciones me quedan?”, “¿cuál es la política de la empresa en cuanto a esto o esto otro?”. ¿No sería más eficiente permitir que los trabajadores encuentren por sí mismos las respuestas a las preguntas más frecuentes?

Seguro que estarás pensando: “¿Pero el objetivo de RRHH no es precisamente ser accesibles y aportar un lado humano a la comunicación?” El objetivo no es eliminar las interacciones, sino reservar esos recursos para las situaciones en las que realmente es necesario el contacto humano, como, por ejemplo, ante un traslado o una baja por maternidad.

Hace 18 meses PwC creó un portal para sus empleados con el objetivo de dar respuesta a las preguntas administrativas que les vayan surgiendo acerca de la administración de recursos humanos. Allí pueden encontrar información relativa al embarazo, matrimonio, los tipos de permiso en función de su contrato, etc.

“Cuando, en Francia, se implemento la retención directa del IRPF, por ejemplo, utilizamos nuestro portal de RRHH como eje central de comunicación e íbamos publicando progresivamente artículos de carácter más o menos general sobre la aplicación de la reforma y enviábamos comunicaciones al respecto. Gracias a ello, Recursos Humanos no se vio abrumado por preguntas como habría sido de esperar”, explica Edouard Richard, responsable de Operaciones de Recursos Humanos. 

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4. Gestión de casos o Case Management

Aunque actualmente los empleados puedan encontrar por sí mismos las respuestas a las preguntas más frecuentes gracias a los recursos puestos a su disposición, seguirá habiendo situaciones que requieran intervención de un profesional de RRHH o la activación de un proceso específico. Una gestión ad hoc a menudo es compleja y precisa tiempo. Y la manera en que gestionemos estos casos influirá en el tiempo que tardemos en resolverlos.

Las listas de difusión por correo electrónico, los formularios en papel o el horario de atención suelen resultar poco eficientes: en estas condiciones es complicado hacer seguimiento del historial de un caso o conocer en qué estado se encuentra, colaborar con otros miembros del equipo o incluso analizar el volumen y el tipo de solicitudes que llegan. Cuando estas operaciones se realizan a mano, los empleados son redirigidos en muchos casos al interlocutor incorrecto, lo que provoca una pérdida de tiempo adicional.

“Teníamos problemas con la manera de revisar los casos que gestionamos. Así que me dije: ‘Con todos los interlocutores que tenemos, ¿cómo podemos hacer seguimiento de las solicitudes sin que ninguna se pierda por el camino?’,” nos comenta Bruno Serpi, Soporte de RRHH en EDF. “Actualmente, gracias a las nuevas herramientas y formas de comunicación, podemos hacer seguimiento de todas las solicitudes y gestionarlas entre varias personas”. 

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5. Exceso de información

Los datos son esenciales para el buen funcionamiento del departamento de Recursos Humanos. En un contexto de mejora continua, los datos deben permitirnos responder a lo siguiente: “¿Dónde estamos?” y “¿adónde queremos llegar?”. Antes de invertir en una nueva solución, habrá que realizar un análisis de rentabilidad a partir de los datos disponibles.

Si no adaptamos y optimizamos los datos de Recursos Humanos, eso mermará la productividad. Cuando hay demasiada información y no está bien organizada, podemos perder fácilmente horas haciendo búsquedas. Los datos deben, ante todo, facilitar el trabajo de Recursos Humanos. De esta manera, podremos comprender mejor las necesidades de los empleados, encontrar oportunidades de mejora y evaluar el rendimiento del departamento a largo plazo.

Más tiempo para acciones estratégicas, más tiempo para los empleados

Reduciendo el tiempo destinado a tareas administrativas, los departamentos de Recursos Humanos pueden dedicar más tiempo a las interacciones diarias con el personal, colaborar con otros equipos, explotar, comprender e interpretar los datos, implementar nuevos programas y construir una experiencia del empleado positiva.

Estas acciones estratégicas son una parte fundamental de Recursos Humanos. Favorecen el desarrollo profesional, la productividad y el compromiso de los equipos. En otras palabras: pasar menos tiempo con labores administrativas y procesos permite dedicar más tiempo a la parte humana.

[Este artículo se ha traducido a español desde la traducción y adaptación al francés de Steffi. Para leer la versión original en inglés, haz clic aquí]

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