Software RR.HH
Back

Más información sobre la plataforma HR Service Delivery en la nube.

Solicita tu demo
Biblioteca
Back

PeopleDoc for SuccessFactors: La Aplicación Que Transforma La Experiencia Del Empleado

Descargar Nuestro eBook

Más información sobre la plataforma HR Service Delivery en la nube.

Solicita tu demo
[ENGIE] Onboarding digital: ahorro de tiempo y cumplimiento normativo
Aurélya Bilard

By: Aurélya Bilard on May 11th, 2021

Print/Save as PDF

[ENGIE] Onboarding digital: ahorro de tiempo y cumplimiento normativo

Actualidad de RRHH

Est. Read Time: 3 min.

La digitalización de los procesos de Recursos Humanos sigue siendo uno de los principales retos de ENGIE Solutions. La empresa comenzó su transformación en 2019 con la digitalización y automatización del proceso de incorporación de personal. ¿Qué beneficios aporta a los empleados y a los departamentos de Recursos Humanos? ¿Qué papel desempeña la plataforma UKG HR Service Delivery en el proceso? Florence Biltz, responsable de TI y Digitalización de RRHH en ENGIE Solutions, analiza detalladamente el proyecto y los resultados obtenidos.

Digitalización de RRHH: los retos de ENGIE Solutions

“Estamos muy contentos de haber digitalizado el proceso de onboarding en mayo de 2019. La idea se vio aún más reforzada al comenzar la crisis sanitaria y tener que gestionar el teletrabajo y el distanciamiento de los empleados. Ya teníamos experiencia y se agradeció mucho”, comenta Florence Biltz, responsable de TI y Digitalización de RRHH en ENGIE Solutions.

Desde el inicio del proyecto, la empresa anunció objetivos claros y ambiciosos:

Con una plantilla de 13 000 empleados, 2500 contrataciones al año (con todo tipo de contratos: indefinidos, temporales, de prácticas…) y una decena de documentos por empleado que gestionar, la productividad de Recursos Humanos también planteaba problemas. “Intentamos utilizar al máximo las aplicaciones y herramientas para liberar a los administrativos de RRHH de las tareas en las que no es necesario que aporten su conocimiento”, explica. Así pueden dedicarse a proyectos de mayor valor añadido, como la contratación, la formación, la negociación salarial, el registro de actividad…

Es indudable que los profesionales de RRHH han conseguido ahorrar bastante tiempo. “Entre que se redactaba el contrato de trabajo y lo recibíamos firmado, podían pasar diez días. No todo era tiempo de trabajo efectivo, pero el procedimiento acababa durando bastante”. Ahora solo necesitamos un par de horas en total”, explica la experta. Por la parte del empleado, Florence Biltz estima que una nueva incorporación tarda menos de media hora en rellenar su ficha si tiene a mano los datos y documentos necesarios para la contratación (títulos, tarjeta sanitaria…).

Digitalizar el onboarding para una mayor productividad de RRHH

¿Cómo consiguió ENGIE Solutions optimizar el proceso de incorporación de personal para mejorar la experiencia del empleado y la productividad de RRHH?

Evitar la introducción reiterada de datos gracias a API que permiten la comunicación entre dos soluciones, conseguir fácilmente el consentimiento de los empleados para la recopilación y explotación de sus datos en la contratación, incorporar las condiciones en plantillas de contratos, gestionar los derechos de acceso a los datos de los empleados, generar automáticamente documentos o incluso firmar electrónicamente son algunas de las medidas que permitieron a los equipos de ENGIE Solutions reducir el tiempo de tramitación, así como normalizar las prácticas y hacerlas seguras.

Acogida en modo clic & collect de datos:


Una vez que el empleado rellena su ficha de datos en la solución de onboarding ENGIE Start, empieza a recibir paulatinamente información de la empresa (vídeos, concursos, reglamentos en vigor…) hasta justo el día anterior a incorporarse al trabajo. Los departamentos de RRHH aprovecharán ese momento para informar al empleado del beneficio de tener una caja fuerte electrónica, donde se almacenarán sus correos y nóminas una vez firmado el contrato. La información y los documentos recopilados mediante la ficha de datos se envían a la plataforma UKG HR Service Delivery (anteriormente PeopleDoc) para crear automáticamente el perfil del trabajador y el formulario que servirá para generar el contrato de trabajo en People Assist. Los profesionales de RRHH reciben una alerta por correo electrónico y lo único que tienen que hacer es completar el mencionado formulario con los datos de experiencia previa, periodo de prueba, convenio colectivo, jornada laboral...

Contratos de trabajo sujetos a condiciones incorporadas:

“Nos encontramos con contratos laborales de hasta quince páginas. Incorporar las condiciones a una plantilla permite ahorrar mucho tiempo a los profesionales de RRHH, pues los términos estandarizados por nuestra dirección de asuntos sociales les dan tranquilidad, ya que saben que están enviando contratos basados en una plantilla de confianza”, explica la responsable de TI y Digitalización de RRHH. Y además: “También recibimos comentarios muy positivos de los empleados, que agradecen poder acceder al contrato con un solo clic y firmarlo también con un clic”. Aparte del contrato, se genera una ficha de registro de entrada y un documento de solicitud de material informático, facilitando así el trabajo diario de los equipos.

Firma electrónica:

El departamento de RRHH puede utilizar el proceso de firma electrónica, eligiendo a los distintos firmantes y el orden de envío. Una vez terminada la operación (es decir, cuando ambas partes han firmado el contrato), se informa al proveedor de nóminas de la llegada de una nueva incorporación. Así conseguimos, entre otras cosas, que el proveedor adelante trabajo, “como ocurre en septiembre, por ejemplo, con la llegada de muchos becarios en prácticas que ocasionan un importante volumen de creación de perfiles”.

¿Y qué ocurre si alguien recién llegado no es capaz de seguir el proceso digitalizado? “Eso es muy infrecuente”, comenta Florence Biltz. “El 99,99 % de las opiniones que recibimos son positivas, aunque hay que ser capaz de dar una respuesta a cada situación”. La ficha de datos se envía en formato PDF editable y luego los profesionales de RRHH introducen manualmente los datos en ENGIE Start. También puede firmarse de manera manuscrita. “El año pasado no se dio ningún caso, que me conste”, asegura la especialista.

La digitalización del proceso de incorporación de personal ha permitido a ENGIE Solutions simplificar los procesos, incluso aun teniendo que recurrir a varias herramientas. En lugar de obligar a los departamentos de RRHH a actuar como eje central que reparte los datos y documentos a las distintas partes: la automatización con CSC por un lado, portal de RRHH por otro y UKG HR Service Delivery ha permitido agilizar la comunicación y suprimir así las fases de poco valor añadido. “Si el profesional de RRHH desempeña la función de un mero cartero, el trabajo no resulta interesante ni para él ni para el empleado que tiene que lidiar con un intermediario más y ello ocasiona un tiempo de respuesta adicional en la gestión de su petición (ya sea modificación de datos bancarios, de situación, etc.). Hoy en día, acudimos a Recursos Humanos para las acciones en las que resultan indispensables”, concluye nuestra interlocutora.

[Este artículo se ha traducido a español desde la traducción, para leer la versión original haz clic aquí]

 

Las soluciones actuales de HR Service Delivery no solo abordan las solicitudes de los empleados, ofrecen portales con artículos de ayuda, gestionan documentos y todo lo demás, sino que además incorporan varias opciones de estadísticas para que los equipos de RRHH puedan tomar decisiones basadas en datos.

Descargar el material

 
 
 

About Aurélya Bilard

Lead Content Marketing Program Manager