GRT Gaz es el líder europeo en gestión de redes de gasoductos de alta presión. La empresa cuenta con aproximadamente unos 3000 empleados. Cuando viajamos a Nantes, en Francia, con motivo del evento Digital HR Tour, nos reunimos con Malik Kahil, que nos habló del proyecto de digitalización de GRT Gaz. Malik es gestor de operaciones del departamento de TI y también gestor de operaciones del SIRH.

[Este artículo es una traducción de nuestro blog francés. Puedes leer el original aquí.]

Definir las necesidades antes de lanzarse

Hace unos años, GRT Gaz se embarcó en un gran proyecto de transformación digital con una visión global. El departamento de Recursos Humanos enseguida se implicó en este proyecto global de la empresa y empezó a digitalizar sus procesos.

“Nuestro principal objetivo era saber en qué punto estábamos en aquel momento y cuál era nuestro índice de cobertura en cuanto a los procesos de nuestros equipos de Recursos Humanos. A raíz de este hecho, se iniciaron varios proyectos en torno a la automatización de varios servicios en base a la relación que existía entre los trabajadores y el departamento de Recursos Humanos.

Al iniciar el proyecto, intentamos entender cuáles era las necesidades existentes. Incluso antes de optar por una solución, nos tomamos nuestro tiempo para hablar con los equipos de RRHH y procuramos conseguir muchas opiniones de empleados diferentes. De hecho, teníamos como objetivo definir cuál era el servicio que queríamos construir y cuáles eran los procesos que teníamos que automatizar. Después de haber obtenidos respuestas a nuestras preguntas y definir de forma precisa las necesidades que había que satisfacer, pudimos empezar a elegir una solución.

Finalmente, elegimos PeopleDoc (ahora se llama UKG) basándonos en varios factores: se ajustaba a los retos planteados por nuestro equipo de Recursos humanos, nuestros retos técnicos y nuestros retos financieros” cuenta Malik Kahil, gestor de operaciones.

1. Responder a las expectativas de los trabajadores
2. Puesta en marcha paso a paso
3. Gestión del cambio: un proyecto integral
4. Medir los resultados de la digitalización de Recursos Humanos
5. GRT Gaz ya volcado hacia lo siguiente
    

Digitalizar los procesos del departamento de Recursos Humanos: responder a las expectativas de los trabajadores.

La transformación digital de GRT Gaz se enfrentaba a varios retos para lograr responder a las expectativas de los trabajadores en cuanto a servicios. “Nuestro principal reto era proponerles a nuestros empleados servicios que cumpliesen con sus expectativas. Deseábamos mejorar nuestro rendimiento operativo para lograr que los empleados y los servicios del departamento de Recursos Humanos pudiesen comunicarse de forma fácil y rápida. Otro reto era mejorar el time-to-market que el departamento de IT puede llegar a ofrecerle al departamento de Recursos Humanos.

Desde el punto de vista del departamento de Recursos Humanos, el reto es proponer las soluciones oportunas, pero que sean también fiables en términos de seguridad y que aporten mejoras tangibles al departamento de Recursos Humanos. El objetivo era conseguir ayudar en ciertos puestos, por ejemplo, al responsable de contratos de trabajo, y conseguir administrar fácilmente los expedientes de nuestros trabajadores” explica Malik Kahil. 

El proyecto de digitalización de GRT Gaz: Puesta en marcha paso a paso

GRT Gaz decidió combinar equipos “puramente” de RRHH y equipos informáticos desde el comienzo del proyecto. Luego, la empresa decidió ir módulo por módulo para no ir demasiado rápido con la automatización.

“En relación con la ejecución del proyecto, decidimos incluir al mismo tiempo equipos “puramente” de RRHH, equipos informáticos y equipos del departamento de TI. Si configuramos así nuestro equipo proyecto fue porque nos daba la sensación de que este equipo multidisciplinar permitiría delimitar mejor las necesidades e implementar fácilmente una solución.

Fuimos desplegando por iteración, módulo por módulo ya que no queríamos equiparnos demasiado rápido:

• El primer módulo que pusimos en marcha fue una base de datos económicos y sociales (BDES).
• Luego lanzamos la caja fuerte de la empresa. Se trata de un módulo que le permite al departamento de Recursos Humanos almacenar y administrar el conjunto de los expedientes laborales.
• Seguimos con la caja fuerte para los empleados. La empresa esperaba impaciente este módulo. Permite sobre todo la digitalización de las nóminas poniendo a disposición del empleado una caja fuerte electrónica, en la que el departamento de Recursos Humanos puede dejar las nóminas cada mes.
• El último servicio que desplegamos fue Case Management, que llamamos internamente “Mis solicitudes al departamento de Recursos Humanos”. Este módulo sirve para gestionar cualquier consulta de ámbito administrativo entre el empleado y el departamento de Recursos Humanos” precisa Malik Kahil. 

Gestión del cambio: un proyecto integral

GRT Gaz se dio cuenta de lo importante que era saber gestionar el cambio y decidió tratar ese tema como si se tratase de un proyecto integral. La empresa quiso ofrecerles apoyo a sus empleados, formarlos y sobre todo, tranquilizarlos: “Aparte de implementar la herramienta, también trabajamos en la gestión del cambio que es un proyecto integral con un enfoque de Recursos Humanos. Trabajamos sobre cómo comunicar con respecto a la herramienta, cómo apoyar a los empleados y formarlos en los nuevos procesos.

En un inicio, los trabajadores sentían una cierta aprehensión con respecto a estas nuevas herramientas de digitalización, estaban un poco inquietos con respecto a las novedades. Trabajar en la gestión del cambio nos permitió por lo tanto reducir el temor de los trabajadores y tranquilizarlos” explica Malik Kahil. 

Medir los resultados de la digitalización de Recursos Humanos

GRT Gaz ha puesto en marcha indicadores a partir del lanzamiento de proyecto para poder medir su ROI:

• Con respecto a las cajas fuertes: “Hemos tratado de poner en marcha indicadores y objetivos que fueran factibles. Nos referimos a un índice de uso del servicio y una tasa de digitalización de las nóminas que nos permiten justamente ver si los empleados utilizan o no estas soluciones. Seguimos analizando estos números y siempre buscamos mejorar la tasa de digitalización de las nóminas. El personal se mostró satisfecho con estos nuevos servicios. Hoy pueden acceder más fácilmente a todos sus documentos administrativos y de recursos humanos. Disponen también de un espacio de almacenamiento de uso personal en el que pueden dejar su documentación tal y como lo desean. El departamento de Recursos Humanos puede acceder muy fácilmente a la documentación y, sobre todo, tienen un único lugar de almacenamiento”.

• Digital Process Manager: “Tenemos un alto índice de uso de Case Management. ¡Hay que recordar que GRT Gaz cuenta con 3000 empleados y es un servicio disponible para todos! Hacemos todo por nuestra parte para tratar todas las solicitudes posibles que puede hacerle un empleado al departamento de Recursos Humanos. Hemos recibido comentarios muy positivos por parte de nuestros empleados con respecto al plazo en el que se tratan sus solicitudes y el envío de documentación. Por nuestra parte, estamos muy satisfechos con poder ofrecerles estos servicios y del uso que hacen de ellos tanto el departamento de Recursos Humanos como los trabajadores” cuenta Malik Kahil. 

GRT Gaz ya volcado hacia lo siguiente

La empresa está contenta con los módulos puestos en marcha y el uso que hacen los empleados y el departamento de Recursos Humanos de ellos, pero no piensa quedarse ahí:

“En términos de estrategia de transformación digital de nuestro departamento de Recursos Humanos, hablamos mucho de datos y de cómo poner en valor los datos del departamento de Recursos Humanos para conseguir un departamento cada vez más eficiente. Nuestra punta de lanza para los próximos años será realmente cómo tratar y usar los datos del departamento de Recursos Humanos. También queremos que nuestros diferentes Sistemas de Información estén interconectados en torno a un SIRH y vamos a seguir tratando los procesos del departamento de Recursos Humanos de forma conjunta” concluye Malik Kahil. 

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