Con el objetivo de facilitar el intercambio de información entre sus 37 departamentos de Recursos Humanos repartidos por todo el país, Mazars se ha centrado desde 2014 en la digitalización de los expedientes laborales y en la firma electrónica. En el verano de 2020, los equipos de RRHH iniciaron un nuevo capítulo en la transformación digital de la empresa al convertirse en testers beta de Smart Document Classification. Esta nueva herramienta de UKG les ha permitido reducir a la mitad el tiempo de clasificación de un documento. A continuación explicamos cómo.

[Este artículo se ha traducido a español. Para leer la versión original en francés, haz clic aquí]

Mazars reduce a la mitad el tiempo de clasificación de los expedientes del personal

Mazars innova constantemente en Recursos Humanos

Si existiera el arte de la innovación en RRHH, Mazars sería sin duda un maestro en la materia. Este grupo internacional independiente de auditoría, consultoría y servicios empresariales ha convertido la innovación en RRHH en un fuerte valor de su organización, que materializa mediante acciones concretas, como colaborar con el ecosistema startup, probar nuevas herramientas digitales, implantar nuevas prácticas de RRHH… “Cuando nos surge una oportunidad de probar nuevas herramientas que respondan a nuestros desafíos de digitalización de documentos, nos lanzamos a ello”, explica Sandrine Vassal, responsable del Departamento de Personal y Servicios de Discapacidad. Así que cuando al equipo de Recursos Humanos de Mazars le propusieron convertirse en testers beta de la nueva funcionalidad desarrollada por UKG mediante aprendizaje automático (machine learning), no dejó pasar la oportunidad. Y con razón, pues con cerca de 3700 empleados en Francia y 280 000 documentos que gestionar, una clasificación automática, rápida y eficaz de los documentos es un objetivo clave para este gran grupo auditor centrado en optimizar sus procesos de RRHH.

En julio de 2020, el nuevo módulo Smart Document Classification completó la solución UKG Document Manager que Recursos Humanos utilizaba diariamente para gestionar los expedientes digitalizados del personal.

El objetivo: deshacerse de las tareas de poco valor añadido cuando archivamos un documento.

“Hasta ahora, el personal de Recursos Humanos tenía que acceder a un menú desplegable y seleccionar si se trataba de un certificado bancario, un documento de identidad, un justificante de suceso familiar (certificado de embarazo, nacimiento, fallecimiento…), un certificado de la Seguridad Social, etc. Cualquier documento de la vida administrativa del empleado”, declara la experta de RRHH.

En total, los equipos de Mazars manejan nada menos que hasta 80 tipos de documentos. “Además, hay lo que llamamos una buena distribución”, subraya Bertrand Compère, Product Owner – Data (Machine Learning) en UKG, quien se ha encargado de dirigir el proyecto. “Significa que hay aproximadamente el mismo número de documentos de cada tipo”, explica. Son las condiciones óptimas para probar la fiabilidad del módulo.

Smart Document Classification: cambiar todo en un verano

“En el verano de 2020 llevamos a cabo cuatro importantes etapas”, recuerda Bertrand Compère:

• El análisis de datos
• El entrenamiento de un modelo de aprendizaje automótico
• La puesta en funcionamiento
• La fase de beta

"Y podríamos añadir a la lista una quinta etapa: el ajuste en tiempo real, a modo de actualización”, precisa el experto.

“A medida que los departamentos de RRHH clasificaban la documentación, la herramienta afinaba su capacidad de reconocer cada tipo de documento”, se ala Sandrine Vassal. Y añade: “En total, la herramienta ha clasificado 12 000 documentos durante los últimos seis meses. Es una cifra impresionante. La cantidad de documentación que se gestiona puede aumentar rápidamente. Fue lo que nos ocurrió en septiembre: contratamos a unos 350 o 400 nuevos empleados. A la hora de gestionar todos los expedientes de contratación, la predicción de los documentos nos ahorró bastante tiempo. Redujimos a la mitad el tiempo de clasificación, lo cual, lógicamente, se tradujo en un mayor número de documentos clasificados y se cometieron menos errores. Los profesionales de RRHH ya no tienen que buscar el título correcto en el menú desplegable. El nivel de precisión de la herramienta es tal que ahora se limitan a validar el tipo de documento sugerido. Claramente hemos ganado en comodidad”.

La herramienta Smart Document Classification reconoce incluso documentos que pueden presentarse en distintos formatos. ¡Todo es cuestión de entrenarla! “Por ejemplo, los certificados de embarazo var an en función de si los emite un médico, la Seguridad Social u otro organismo”, comenta nuestra interlocutora. Sin embargo, aunque cambie el formato, el contenido de los documentos sigue siendo muy similar. “Entrenamos el modelo para que aprenda que aunque la información no siempre aparezca en el mismo orden, es el mismo tipo de documento”, explica Bertrand Compère.

“A la larga, conseguiremos unificar la clasificación de documentos, lo que, además, permitirá verlos con mayor claridad y facilitará la búsqueda de documentación. Las perspectivas a nivel del grupo son realmente interesantes”, concluye Sandrine Vassal.