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Etapas para un proyecto exitoso de digitalización de RRHH
Steffi Thomasse

By: Steffi Thomasse on June 11th, 2021

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Etapas para un proyecto exitoso de digitalización de RRHH

Best Practices

Est. Read Time: 3 min.

El 90 % de los departamentos de Recursos Humanos considera que es su responsabilidad inculcar la cultura de digitalización en la empresa, según un estudio de Deloitte. Pero, al mismo tiempo, un 48 % considera que aún les falta camino en lo digital.

En tu caso, deseas emprender un proyecto de digitalización de procesos, pero antes te gustaría convencer a tu público de las ventajas que obtendría. ¿No sabes en qué KPI apoyarte? ¿Te preguntas cómo movilizar los recursos internos? ¿Cómo comunicarte con el equipo y con qué frecuencia? ¿Cómo organizarte para que el proyecto tenga el mayor impacto posible?

Nuestro MOOC responderá a todas estas preguntas. En él explicamos las reglas que debes seguir para que tu proyecto de digitalización de RRHH tenga éxito. El objetivo es asistirte fase a fase, empezando por la reflexión (por qué digitalizar los procesos) y continuando con la organización (como formar equipos, elegir los KPI y herramientas), la dirección (colaborar con el departamento de TI, llevar una buena gestión del cambio, organizar el calendario...) y, en último lugar, hacer balance del proyecto (cómo valorar el éxito y comunicar los resultados), para así afrontar con plena confianza este nuevo reto y tranquilizar a los más pesimistas.


Etapas para un proyecto exitoso de digitalización de RRHH

La tecnología desempeña un papel clave en Recursos Humanos. Gracias a las soluciones digitales, este departamento puede tomar decisiones estratégicas más fácilmente, así como proporcionar una oferta formativa “just-in-time” o a la carta. Además, las nuevas tecnologías permiten automatizar los procesos que consumen más tiempo. Muchos beneficios para la empresa, pero ¿qué necesitas tú realmente? Observamos que muchos clientes emprenden un proceso de digitalización sin haber establecido metas y, por tanto, no tienen claro qué les aportan las nuevas soluciones, por lo que acababan haciendo un mal uso de ellas. Para evitar caer en este error, sigue paso a paso las etapas que te proponemos y conseguirás un proyecto de éxito.

Los puntos clave del MOOC

    • Debes reflexionar sobre las motivaciones del proyecto, que van ligadas a la identidad de la empresa.
    • No hay KPI sin objetivos claramente definidos: hacer seguimiento de los gastos, agilizar el trabajo en equipo, garantizar el cumplimiento normativo… Ten claros los beneficios que quieres conseguir con el proyecto.
    • Para cada necesidad, habrá un KPI específico, aunque a menudo los KPI menos monitoreados suelen ser los que nos permiten analizar a fondo la actividad.
    • Pregúntate qué objeciones existen en este momento contra la digitalización de los procesos administrativos de RRHH, para así tranquilizar al equipo con una comunicación efectiva. Independientemente de cuál sea el proyecto o qué tecnología uses, la decisión siempre quedará en manos de un miembro (humano) del equipo.
    • Si algo está claro es que sin colaboración no hay digitalización: la cooperación entre los departamentos de RRHH y TI requiere ante todo compartir información para el proceso de implementación. Es importante que ambos departamentos sean conscientes de que es un problema común, aunque con un punto de vista y enfoque distintos.
    • Aunque las soluciones digitales sean fáciles de implementar, sigue siendo fundamental anticipar adecuadamente la carga de trabajo, para evitar que los equipos trabajen solapando varios proyectos en función de la demanda.
    • Comparte los resultados para concienciar y crear compromiso desde dentro.
    • No pasa nada por cometer errores: la digitalización es un proceso esencialmente reiterativo que debe enmarcarse en una lógica de mejora continua.

Dar sentido al proyecto

La digitalización de los procesos administrativos de RRHH no es un mero accesorio que implementar. Para que tenga un profundo impacto y percibas sus numerosos beneficios, has de plantearte cuál es la motivación principal del proyecto, que debe ir en consonancia con la identidad de la empresa.

Quizás decidas emprender un proyecto de transformación digital de RRHH con el objetivo de modernizar la empresa, o de simplificar los procesos, o quizás sea con fines medioambientales, o estés centrado en la plena armonía de la compañía a nivel internacional, o incluso sea para reducir costes. En definitiva, pueden ser muchas las razones; eres tú quien debe definir la necesidad del proyecto.

Para enmarcar la iniciativa en una estrategia global, es fundamental comunicarla a todo el personal, analizar el contexto y comprender los riesgos y desafíos en función de cada perfil, a la vez que implicamos a usuarios clave y respetamos el ADN de la empresa.

Organizar el proyecto

El éxito de un proyecto de digitalización requiere organización. Dedica tiempo a reflexionar antes de ponerlo en marcha. Una vez definidas las necesidades, es fundamental establecer criterios de éxito. También es en este momento cuando se forma el equipo con los perfiles más pertinentes y se eligen las herramientas y, a partir de ahí, se establece el calendario del proyecto.

Una importante etapa de esta fase es la elección de los KPI (indicadores clave de rendimiento). Cada empresa utiliza sus propios indicadores. Para elegir los KPI más pertinentes y conseguir datos de RRHH con sentido, antes debes establecer tus objetivos. El análisis de estos indicadores merecerá la pena, pues proporcionará información clave sobre el funcionamiento de Recursos Humanos, las expectativas de los empleados y te servirá de guía para dar continuidad a los proyectos.

¿Cuáles son los KPI más adecuados en la digitalización de Recursos Humanos? La respuesta variará en función de las metas, aunque nuestro MOOC da pistas que te ayudarán a definir el camino, fijar los objetivos y, finalmente, los KPI. También compartiremos contigo una planificación inversa que te aportará una visión general orientativa de cómo organizar un proyecto de digitalización.

Dirigir el proyecto

Todo se ha planificado de antemano: se han definido los KPI, constituido los equipos, elegido las herramientas y establecido el calendario. ¡Ahora queda dirigir el proyecto! A nadie le cabe duda de que sin organización y metodología no gestionaremos el proyecto de manera eficiente. Para un adecuado cumplimiento de los plazos, el presupuesto y los recursos, tanto tú como tus equipos debéis organizaros eficientemente. ¿Cuál es el secreto para ello? Trabajar mano a mano con los departamentos técnicos, anticipar la carga de trabajo de todas las partes implicadas, asistir y formar a los equipos… y, ante todo, no perder de vista la razón que te ha llevado a poner en marcha el proyecto.

La digitalización transforma de lleno las organizaciones, así como sus prácticas de trabajo, movilidad y costumbres, por lo que las empresas en proceso de transformación digital han de enfrentarse a una fuerte resistencia al cambio en todos los niveles organizacionales. Abordar y superar esa resistencia es la base de la colaboración entre RRHH y TI. Ambos departamentos han de permanecer lo más cerca posible de los clientes internos, para asistirles en las necesidades que les vayan surgiendo y en la implementación de las soluciones. Para ello, deben encontrar un lenguaje común que facilite la colaboración. En el MOOC ofrecemos, entre otros, consejos para una colaboración eficiente con el departamento de TI y un “diccionario” que te ayudará a entender mejor la jerga técnica que utiliza ese departamento. También aprenderás a gestionar el cambio, dirigir el proyecto y llevar un control del calendario.

Evaluar el éxito

Para valorar el soporte que da tu equipo de Recursos Humanos al personal, es indispensable contar con herramientas que evalúen el rendimiento operativo. De lo contrario, será imposible saber qué funciona, qué debe mejorarse, ni si se están cumpliendo los objetivos marcados. Los KPI establecidos te ayudarán a detectar posibles problemas, gracias a la relevancia de los datos aportados. Una vez convertida y analizada esa información, será de gran ayuda para tomar decisiones acertadas en relación con el equipo, contenido o procesos, y así lograr una mejora continua del servicio.

En tu equipo, y en general en toda la empresa, es esencial compartir los resultados para concienciar y crear compromiso desde dentro. Es el punto de partida para conseguir una actitud positiva y entusiasmo por el proyecto.

Por último, recuerda que no importa cometer errores: la digitalización es un proceso esencialmente reiterativo que debe enmarcarse en una lógica de mejora continua. Ahora es el momento de hacer reajustes si algunas acciones o mensajes no han funcionado bien.

¿Todo listo para dar el paso? Embárcate en el proyecto con total confianza gracias a los consejos de nuestros expertos y socios y a las experiencias que comparten nuestros clientes.

 

¿Quieres poner en marcha un proyecto de transformación digital con confianza? Nuestro MOOC te asistirá paso a paso en el diseño del nuevo proyecto; desde la reflexión inicial, pasando por la organizaciónla dirección (colaborar con los departamentos técnicos...), y sin dejar de lado el presupuesto.

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About Steffi Thomasse

Content Marketing Program Manager