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La RPA (automatización robótica de procesos) aplicada a RRHH
Angela Maschio

By: Angela Maschio on February 1st, 2021

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La RPA (automatización robótica de procesos) aplicada a RRHH

Actualidad de RRHH

Est. Read Time: 3 min.

La automatización robótica de procesos (RPA, del inglés Robotic Process Automation) se está haciendo un hueco en las empresas. Tiene como objetivo acabar con las tareas repetitivas que los departamentos de Recursos Humanos realizan a diario y a las que dedican demasiado tiempo. Aunque la eficacia de la robotización de los RRHH ya esté demostrada, sigue quedando una cuestión en el aire. ¿Optamos por una solución RPA externa o por un sistema de RRHH con tecnología RPA integrada?

La RPA aplicada a Recursos Humanos

A medida que aumenta el número de empresas que solicitan transformar los procesos manuales, aparecen nuevas soluciones RPA. Estas soluciones ayudan a que los empleados trabajen más rápido y con mayor precisión, minimizando el riesgo de errores humanos. El personal dedica menos tiempo a las tareas manuales y eso les permite centrarse en actividades más estratégicas o que requieren un componente humano, como la comunicación con el cliente. En lo que respecta al departamento de Recursos Humanos, la robotización va incorporándose poco a poco y ya ha transformado parte del día a día de estos profesionales, sobre todo gracias a las herramientas de creación de documentos y de actualización de datos de nóminas, y esta tendencia irá en aumento en los próximos años.

Ahora bien, es complicado tener una visión de conjunto de todas las soluciones tecnológicas que pueden ayudar a los profesionales de RRHH, así como saber por dónde empezar y encontrar rápido la herramienta más eficiente.

La RPA debe formar parte del debate

Aunque la automatización robótica de procesos tiene numerosas ventajas (excelente ROI, aumento de productividad, reducción de errores humanos), no vale cualquier solución de este tipo. Hay que hablar con nuestro equipo de RRHH para dar con la solución que mejor se adapta a la empresa.

Además, es preferible optar por un software con RPA integrado. Aunque una solución RPA externa permitirá automatizar las tareas y procesos del departamento, esta opción también conlleva bastantes riesgos y escollos. Utilizar un software externo implica que haya intervención humana para unificar datos (en otras palabras: más posibilidades de que se produzcan errores humanos) y, por consiguiente, aumentan los riesgos de interferencia.

Durante las primeras fases de implementación, la robotización trastocará los procesos que ya estuvieran en práctica en la empresa. Los profesionales de RRHH y el departamento informático deberán poner todo su empeño para lograr una integración fluida de los bots con los sistemas de RRHH ya existentes. Una mala configuración de base puede acarrear graves consecuencias.

Pero dejemos a un lado la integración y centrémonos en lo que ocurre antes de que nuestro personal tenga que intervenir o actualizar un proceso. También es necesario adaptar los bots propios. Nuestro equipo tendrá, por tanto, un papel decisivo en la gestión del cambio, para lograr que sea rápido y eficaz.

Una robotización adaptada

Las soluciones de RRHH que incorporan tecnología RPA son fáciles de usar y permiten a los usuarios actualizar fácilmente las reglas de automatización a medida que los procesos o sistemas evolucionan.

Los bots preintegrados en los sistemas de RRHH estarán operativos desde el primer momento y algunos incluso ofrecerán procesos automatizados listos para usar. De esta manera, perderemos mucho menos tiempo personalizando y desarrollando estas soluciones para automatizar nuestros procesos de RRHH. Un ahorro de tiempo y de trabajo, para una integración más rápida y económica.

El aspecto económico

Invertir en RPA merece la pena, aunque ante todo hay que evitar invertir en una solución para luego tener que desinstalarla; eso retrasaría nuestros avances en automatización. Por ello, primero es necesario evaluar rigurosamente los sistemas de RRHH con tecnología RPA integrada que hay disponibles en el mercado.

En vez de contratar talento adicional para satisfacer nuestras necesidades de robotización, optemos por una solución diseñada específicamente para RRHH que nuestro personal pueda instalar y configurar por su cuenta. Además, una solución que incorpore tecnología RPA resultará más rentable económicamente en cuanto a mantenimiento y actualizaciones, así que, como mínimo, ¡amortizaremos el gasto!

Si nuestra empresa aún no está del todo lista para lanzarse de lleno en el mundo de la RPA, una solución de RRHH con tecnología RPA integrada es el término medio perfecto y nos dejará un poco más de tiempo para considerarlo.

Evitar aumentar el número de proveedores

Ni que decir tiene que nuestro personal ya cuenta con los proveedores de la solución de RRHH en quienes hemos confiado. Añadir una solución RPA externa a la lista de herramientas informáticas significa aumentar el número de proveedores. Pero si elegimos a un proveedor que cubra varias necesidades, eso nos permitirá simplificar la implementación de programas informáticos y la formación del personal.

La robotización de procesos es una herramienta de gran utilidad cuyo valor no dejará de aumentar con los años. Tan pronto como entendamos esto, querremos introducir robots en nuestros sistemas de RRHH en lugar de depender de bots externos.

Iniciar un proyecto de transformación digital de Recursos Humanos siempre genera dudas y temores. Con el fin de guiaros y que os sintáis más seguros, hemos creado una lista de verificación con lo imprescindible, así como una hoja de ruta, que os ayudarán a organizaros durante todo el proyecto.

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About Angela Maschio

Angela Maschio is a Product Marketing Specialist at PeopleDoc, Inc. She ensures customer communications and marketing materials related to the product are detailed, informative, and understandable to educate HR professionals on PeopleDoc’s value and capabilities. Before working at PeopleDoc, Angela worked in marketing in the HR technology industry.