Descubre la serie web que hemos realizado conjuntamente con nuestro cliente Unilever. Se compone de 13 testimonios acerca de los entresijos de un ambicioso proyecto de transformación digital, que abarcó desde Recursos Humanos hasta los operarios pasando por los encargados. Este líder del mercado en productos de gran consumo quiso simplificar y automatizar su actividad operacional para definir el nuevo rol de RRHH y mejorar notablemente la experiencia del empleado. Descubriremos las dificultades a las que tenían que enfrentarse los trabajadores de una planta industrial del grupo para acceder a la información de RRHH en su día a día. Y observaremos al Departamento de Recursos Humanos, que afronta estas dificultades y aquellas relativas al cumplimiento normativo desde la sede central. Todo ello seguro que te recuerda a tu día a día.

La experiencia de Unilever: dificultades y logros diarios

Episodio 1: Contactar con RRHH en cualquier lugar y momento

Mantener los empleados en contacto con Recursos Humanos independientemente de dónde trabajen o del horario que tengan. 

Unilever cuenta con una plantilla de cerca de 2300 personas en un país; la mitad de ellos trabaja en la sede y la otra mitad, en sus plantas industriales.  

En este primer episodio, acudimos a una fábrica de Unilever en la que Recursos Humanos se enfrentó a un gran reto: ofrecer la misma experiencia de empleado a todos los perfiles y rangos. Loïc y Frédéric, Supply Chain Operators, nos cuentan las trabas que se encontraban como operarios, por ejemplo, para enviar un certificado médico a su debido tiempo. Nathalie, nueva encargada, se está adaptando a las nuevas funciones sin contar con la asistencia de su predecesor en el puesto. Yohann, Deputy Site Manager, nos explica las dificultades que experimenta a diario para comunicarse con la sede desde la planta industrial. Por su parte, Valérie, People Experience Lead, explica los beneficios de la digitalización de RRHH. 

"Hace poco pasé una gripe [...] siempre cuesta salir de casa cuando se está enfermo. Antes tenía que ir a una oficina de correos para enviar la baja médica", Frédéric Parizot, Supply Chain Operator. 

Episodio 2: Modificar los procesos de RRHH en muy poco tiempo 

La digitalización nos permite llevar la delantera en normativa y mejorar la productividad. 

En el segundo episodio, nos abren las puertas los miembros del equipo de Recursos Humanos que trabajan en la sede. Con un asombroso antes y después, nos explican las claves para entender la transformación digital de Unilever. Cuando implantaron el nuevo plan de ahorro y de pensiones, modificar el proceso de incorporación del personal se planteaba como una tarea larga y tediosa…  

"El principal objetivo de la digitalización de los procesos de RRHH era que todos los empleados tuvieran acceso a las mismas herramientas, a la vez que se mejoraba significativamente la calidad del servicio prestado por Recursos Humanos en cuanto a operaciones y se liberaba de carga de trabajo a este departamento, para así poder asistir mejor a los empleados en su desarrollo", Frédéric Faure, VP HR Francia. 

Episodio 3: Archivar automáticamente la documentación de RRHH 

Que la documentación esté clasificada en el armario incorrecto ¡ya es cosa del pasado! 

La historia de Fanny, People Experience Lead, quizás te resulte familiar. Una persona del Departamento de Recursos Humanos dedicaba toda la jornada a clasificar, seleccionar y ordenar expedientes. Y luego el resto del equipo tenía que dar con la llave, el armario y el expediente correcto para tramitar las solicitudes. Pero todo eso ya es cosa del pasado. Frédéric, VP HR Francia, nos explica que el reto de la digitalización no solo era ahorrar tiempo, sino también garantizar un archivado seguro de la documentación en un contexto de nueva legislación europea en continua evolución. ¡Descubre cómo ha cambiado su día a día gracias a la digitalización de RRHH! 

"Una persona del departamento dedicaba el 100 % de su jornada a clasificar, seleccionar y ordenar expedientes. Cuando había que consultar un expediente, teníamos que dar con la llave correcta, el armario correcto y la carpeta correcta", Fanny Stien, People Experience Lead.

Episodio 4: Llega la inspección de trabajo 

Vaya, de repente nos hacen una inspección de trabajo. ¡Evitemos problemas! 

En el último episodio, Marie, People Experience Lead, y Jilan, HR Manager, nos cuentan la experiencia de pasar una inspección de trabajo durante un día laboral. En palabras de Marie, en ese momento toca "parar lo que estuviera previsto y quedar a su disposición". Para una filial de un gran grupo internacional con presencia en 190 países, el cumplimiento normativo supone un desafío de envergadura, especialmente en lo relativo a gestionar los permisos de trabajo de empleados extranjeros en el marco de la movilidad internacional. Es necesario que Recursos Humanos haga un seguimiento profundo.  

"Unilever situó la movilidad internacional de los empleados en el centro de su estrategia de RRHH. [...] Este asunto requiere que Recursos Humanos lleve un seguimiento pormenorizado. Por ejemplo, es obligatorio que los permisos de trabajo estén actualizados. Si viene un inspector de trabajo, puede solicitarlos y es entonces cuando se complica todo, ya que los documentos físicos tienen el problema de que nos vemos obligados a buscar cada documento uno por uno en el expediente laboral que corresponda. Y lleva mucho tiempo", Jilan (HR Manager). 

Las características específicas del trabajo en fábrica (jornadas nocturnas y de fin de semana) llevaron a Unilever France a dar prioridad a la necesidad de contar con una solución accesible para todos, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Además, digitalizar los procesos de RRHH mejoró la productividad de este departamento y les permitió dedicar más tiempo a la estrategia de Recursos Humanos, en beneficio de la estrategia global de la empresa. De esta manera, el departamento definió su línea de acción y mejoró la competencia del equipo. Y muestra de ello es que creó nuevos cargos, como el de People Experience Lead y Data Specialist.

Ahora dinos tú: ¿en qué etapa se encuentran los proyectos de digitalización de procesos de RRHH de tu empresa?