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Cambiar la vida de los gestores de personal

PeopleDoc ha facilitado la labor de los gestores de Recursos Humanos en las contrataciones temporales.

300

contratos temporales con firma electrónica

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En 2010 Bouygues Telecom decidió poner en marcha un proyecto de transformación digital para optimizar la gestión documental de Recursos Humanos.
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En 2010 dimos el paso a la digitalización con PeopleDoc. Sus soluciones han cambiado la labor de nuestros gestores de personal, reduciendo considerablemente el uso de papel, la carga y los retrasos administrativos, así como el tiempo de firma gracias a la firma electrónica.

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Marc Grunenwald,
Responsable de Gestión de Personal, Bouygues Telecom

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Los retos

Marc Grunenwald, responsable de Gestión de Personal en Bouygues Telecom, ha participado en el proyecto de digitalización de nóminas desde 2010: “En su momento era algo muy innovador ya que se hablaba muy poco de la digitalización, aunque sí empezaba a oírse hablar de la oficina sin papel”. ¿Cuáles eran los objetivos? Facilitar la labor de los gestores de Recursos Humanos en el envío de nóminas y firma de contratos temporales.


“Cada mes dos gestores de personal imprimían 8000 nóminas y utilizaban una máquina plegadora para meterlas en sobres. Era una tarea de poco interés, bastante tediosa y que consumía mucho papel”, explica Marc Grunenwald.
El segundo reto: acelerar el proceso de contratación temporal en las campañas navideñas y de verano, lo que supone entre 200 y 300 contratos temporales en cada periodo.

La solución

El equipo de Bouygues Telecom incorporó la caja fuerte electrónica para el envío de nóminas y documentación de Recursos Humanos. “Ahora ya lo hacemos sin pensar; preparamos partidas de nóminas y las enviamos a todos los empleados”, comenta Marc Grunenwald. Esta automatización ha cambiado por completo la forma de trabajar de los gestores de personal.


En 2015 la empresa incorporó también la firma electrónica, lo que cambió la vida de una de las filiales del grupo: Réseau Club Bouygues Telecom. Acostumbrados a realizar campañas estacionales de contratación temporal, la firma electrónica les permite firmar entre 200 y 300 contratos en tiempo récord. Además de ser más rápidos y eficientes, con ello también reducen drásticamente el uso de papel de manera totalmente segura. “La firma electrónica es una solución muy adecuada para nosotros”, comenta Marc Grunenwald.

Los resultados

Buena adopción gracias a la exclusión voluntaria

Al inicio del proyecto, la digitalización de las nóminas no era la norma, sino que se entregaba automáticamente en papel. Los empleados tenían que dar su aprobación explícita para que se les mandara de manera digital. Desde que se puso en práctica la medida, los equipos alcanzaron rápidamente un índice de digitalización del 40 %. Esta cifra tuvo un nuevo repunte gracias a la ley francesa ‘El Khomri’ y su principio de exclusión voluntaria (la nómina digital por defecto), que la empresa ya había adelantado en gran medida. A partir de entonces, más del 85 % de los empleados han podido consultar su nómina digitalmente.

Mayor productividad en Recursos Humanos

El uso desde 2015 de la firma electrónica ha permitido al equipo de Recursos Humanos solicitar la firma de cientos de contratos temporales de manera rápida y sencilla. El porcentaje de respuesta es muy elevado y el tiempo de trámite se ha reducido. Además, los gestores de personal ya no pierden tanto tiempo enviando nóminas.

Procesos simplificados y acceso más sencillo a la documentación de Recursos Humanos

Para Marc Grunenwald, es una evolución natural en Recursos Humanos. “La sociedad evoluciona hacia soluciones más simples y sencillas que permitan acceder a documentos en cualquier momento y de cualquier manera y compartirlos más fácilmente”.

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