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Todos los expedientes laborales en un único lugar

Al centralizar la gestión de los expedientes de sus empleados, el equipo de Recursos Humanos de ENGIE GBS ha ahorrado tiempo y energía.

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expediente por empleado, compartido con todos los departamentos

Descubre Employee File Management

ENGIE, grupo francés del sector energético, cuenta con cerca de 153 000 empleados en todo el mundo, repartidos en 23 entidades.
Audrey Massiot, especialista en rendimiento de ENGIE GBS, explica que la empresa pretende avanzar hacia la digitalización implementando diversas medidas en el departamento de Recursos Humanos.
Uno de los objetivos es optimizar la gestión de los expedientes laborales.
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. Actualmente utilizamos la herramienta de PeopleDoc para disponer de un único repositorio de expedientes laborales compartido con todos los departamentos. Sin duda hemos mejorado la optimización de los expedientes al contar con un lugar común donde consultar la información.

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Audrey Massiot,
Expert Performance, ENGIE GBS

video Bouygues Telecom

Los retos

El equipo de Recursos Humanos de ENGIE GBS se enfrentó al desafío de digitalizar la gestión de documentación laboral y de recursos humanos para facilitar el trabajo de su plantilla. Antes de la digitalización, los departamentos que necesitaban acceder a datos o expedientes laborales de empleados perdían tiempo buscándolos, ya que no todos disponían de acceso directo.

La solución

Actualmente, gracias a la digitalización de procesos y expedientes laborales mediante el módulo Employee File Management, todos los departamentos trabajan en armonía. Audrey Massiot explica que utilizan “la herramienta de PeopleDoc para tener un único expediente por empleado compartido con todos los departamentos, permitiendo así recopilar todos los expedientes en un solo lugar” y que cualquier persona autorizada pueda consultarlos.
La empresa también ha implementado la solución de las nóminas digitales, lo que permite a su equipo enviarlas directamente a la caja fuerte electrónica de cada empleado. 

Los resultados

Eficiencia y mayor productividad

Los equipos de ENGIE GBS tienen acceso a un único expediente por empleado y cualquier departamento que lo necesite puede consultarlo, ya sea el departamento de seguridad, los gestores de nóminas, etc. Los documentos y datos están recopilados en un único lugar, lo cual ha facilitado enormemente el trabajo al personal de ENGIE GBS, que ahora es más eficiente y pierde menos tiempo en tareas rutinarias. “Sin duda hemos mejorado la optimización de los expedientes al contar con un lugar común donde consultar toda la información”, añade Audrey Massiot.

Los gestores de nóminas también se ahorran tiempo en el envío de nóminas, que ahora se hace digitalmente.

Un éxito que se extiende a más entidades del grupo

Son varias las entidades del grupo ENGIE que han solicitado la implementación de ambas soluciones en su departamento de Recursos Humanos, algunas incluso se han pasado a lo digital al 100 %. Para el resto, la digitalización se va implementando poco a poco, comenzando por las nóminas electrónicas.

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