PwC | Testimonio de clientes

Los retos

PwC dio muy pronto el paso a la transformación digital con PeopleDoc, comenzando con la digitalización de las
nóminas de empleados y la caja fuerte personal. Desde hace dos años, el plan de digitalización ha cobrado impulso.
Edouard Richard, director de Operaciones de Recursos Humanos, explica:

“Como responsable de Operaciones de Recursos Humanos, tengo dos objetivos principales. Por un lado, lo que
se conoce como ‘People Experience’ para nuestros empleados. Es decir, que mis compañeros de RR. HH. dedicados
a la contratación y a la formación, así como los encargados del departamento, puedan centrarse en su labor principal
y dejen de hacer informes y tareas administrativas o logísticas, y que todas esas tareas queden centralizadas dentro
del departamento. Además, la People Experience única también implica que los procesos que realizan los 6000
empleados de nuestra empresa se digitalicen, simplifiquen y sean eficientes.

El segundo pilar en el que se basan mis objetivos es la eficacia operativa. En concreto, debemos automatizar,
simplificar y, por qué no, robotizar varias tareas repetitivas y tediosas que consumen bastante tiempo e impiden a mi
equipo centrarse en aquello en lo que aportan valor añadido: el trato cercano y la interacción con el resto de la
plantilla”.

La solución

Para cumplir los objetivos marcados, Edouard Richard y PwC pusieron en marcha varios planes de digitalización
en Recursos Humanos:

➤ La caja fuerte y las nóminas electrónicas: en 2013 PwC comenzó a usar las nóminas digitales, que se remiten
directamente a las cajas fuertes electrónicas de los empleados. El personal puede consultar la nómina en su caja
fuerte individual, que tiene una capacidad de almacenamiento de 10 Gb.

➤ La caja fuerte de la empresa: desde hace dos años, PwC ha impulsado la digitalización de los procesos y ha puesto
en marcha varias medidas, entre ellas la digitalización de la caja fuerte de la empresa, lo que también se conoce
como virtualización de los expedientes laborales. De esta manera, el equipo de Recursos Humanos puede consultar
toda la documentación de los empleados directamente desde la plataforma.

➤ El portal informativo de RR. HH.: PwC también ha creado un portal para los empleados, cuyo objetivo es dar
respuesta a las preguntas administrativas que les surjan. Allí pueden encontrar información relativa al embarazo,
matrimonio, distintos tipos de permisos, etc. Además, la plataforma les permite comunicarse con el departamento
para presentar solicitudes específicas, como la emisión de certificados.

➤ La firma electrónica de RR. HH.: desde hace poco más de un año, PwC ha incorporado la firma electrónica.
“Estamos muy contentos de firmar electrónicamente las cláusulas adicionales y contratos de trabajo con PeopleDoc.
Es parte de la People Experience, una experiencia moderna tanto para los candidatos como para nuestros
empleados. Gracias a esta medida hemos mejorado en rapidez y eficacia”, explica Edouard Richard.

Próximamente, la automatización de algunos procesos: PwC también ha avanzado en la automatización de procesos
mediante la generación automática de certificados de trabajo para los empleados. “Hemos dado un primer paso
habilitando un formulario que hay que rellenar, pero sigue habiendo personas detrás que tienen que generar y enviar
los certificados. En unos meses, cuando solicitemos un certificado desde el portal, nos llegará en apenas unos
segundos directamente a la caja fuerte electrónica”. También vamos a automatizar los trámites para abandonar la
empresa. “Ahora mismo el procedimiento parece del siglo pasado: damos al trabajador una lista en papel donde se le
pide que pase por Administración para entregar su identificación, por Informática para el ordenador, por Tesorería,
etc. Pronto todo eso se hará de manera completamente digital”, explica Edouard Richard.

Los resultados

La tasa de digitalización se dispara gracias a la exclusión voluntaria

“Hace seis años el índice de adhesión a la nómina electrónica era del 80 %. Desde el punto de vista legal,
estábamos en una época en la que se utilizaba la suscripción voluntaria. Se necesitaba una acción positiva por
parte del empleado para digitalizar su nómina. Sin embargo, desde que cambió la normativa y pasamos a la
exclusión voluntaria, PwC digitaliza las nóminas por defecto, salvo que el empleado solicite lo contrario. La tasa
que hace seis años llegaba al 80 %, ahora ha pasado a un 99 % de trabajadores que recibe mensualmente su
nómina en la caja fuerte electrónica”, nos cuenta el director de Operaciones de Recursos Humanos.

Reducción de gastos

PwC calcula tener un gran retorno de la inversión. La empresa se dio cuenta rápidamente con la digitalización de
las nóminas: “Hemos reducido a la mitad el coste unitario de enviar una nómina a un trabajador”, explica Edouard
Richard.

Considerable ahorro de espacio y mayor seguridad

Gracias a la implantación del módulo Employee File Management, PwC no solo ahorra espacio, sino que también
le permite proteger los procesos y almacenar la documentación de manera segura. “Nos hemos ahorrado metros
cuadrados en los locales y ahora guardamos los documentos en un espacio mucho más seguro. La digitalización
también permite proteger todo en cajas fuertes electrónicas y acceder diariamente de manera fácil a la
documentación”, afirma Edouard Richard.

El departamento de Recursos Humanos puede centrarse en lo principal

“En estos 14 meses ya hemos realizado 3600 firmas electrónicas, lo cual cumple totalmente mis objetivos. Por un
lado, la firma se ajusta a la People Experience, pues supone una experiencia moderna, rápida e intuitiva para
nuestros candidatos y empleados. Y, además, mejora la eficacia operativa. A los equipos de Recursos Humanos
encargados de la contratación y administración del personal les resulta más cómodo hablar con el empleado para
pedirle que firme un contrato que ir de un lado a otro con archivadores”, nos comenta Edouard Richard.

La digitalización para la experiencia del empleado: obtener información correcta

El portal informativo de RR. HH. (o Case Management) fue parte central de la campaña de comunicación sobre la
nueva normativa francesa de retenciones a cuenta (PAS). El objetivo, que PwC acabó consiguiendo,
era tranquilizar a los trabajadores facilitándoles toda la información necesaria sin sobrecargar a Recursos
Humanos con preguntas y peticiones de todo tipo. “Para nosotros, como empresa, aunque nos preocupaba,
se trataba ante todo de un tema de comunicación con los empleados. De la parte técnica se encargaba nuestro
procesador de pagos, y el tipo de retención lo gestionaba el empleado con la administración tributaria. Así que
desde junio de 2018 utilizamos el portal de Recursos Humanos como principal punto de comunicación de las
retenciones del salario. Hemos ido publicando artículos de carácter más o menos general sobre la reforma y
enviando comunicaciones al respecto”, explica Edouard Richard.

El equipo de Recursos Humanos ha podido ir tranquilizando a los empleados y, especialmente, a quienes era la
primera vez que pagaban impuestos. Suben artículos sobre su situación al portal de RR. HH. y explican las
funciones de la empresa y de la administración tributaria con respecto a las retenciones. “Gracias a ello, no nos
vimos inundados con preguntas como temíamos y las retenciones fueron bien”, concluye el director de
Operaciones de Recursos Humanos.

PwC y la “People Experiencia” única

Gracias a la digitalización de los procesos, el departamento de Recursos Humanos de PwC puede centrarse en su labor principal.

Descubre Employee File Management

Tengo dos objetivos principales. Por un lado, la ‘People Experience’. Y por otro, la eficacia operativa, para que mi equipo pueda centrarse en dar un trato cercano yen la interacción con el personal.