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Employee File Management

Gestiona tus documentos de Recursos Humanos en la nube

 

Una gestión dinámica

Para no tener que correr en busca de documentos en papel o recurrir a varios sistemas de búsqueda, la herramienta Employee File Management PeopleDoc permite al personal de Recursos Humanos gestionar activamente los documentos y asegurar la conformidad normativa. Crea, almacena, accede, comparte y elimina los archivos de los empleados en un mismo espacio seguro, accesible en todo momento desde cualquier dispositivo.

Características de la herramienta Employee File Management

Generación de documentos Genera documentos simples o complejos utilizando la información de PeopleDoc o de tus otros sistemas de Recursos Humanos.
Firma electrónica Permite a los empleados firmar fácilmente documentos en línea con un solo clic y almacénalos automáticamente en la carpeta del empleado.
Archivos de los empleados centralizados Crea, gestiona, almacena y protege todos tus documentos asociados a un empleado generados desde cualquiera de tus sistemas en una carpeta de archivos del empleado centralizada.
Búsqueda Realiza búsquedas avanzadas utilizando varios criterios, como el tipo de documento, el empleado, fechas u otros metadatos.
Acceso seguro Controla los derechos de acceso a los archivos en función del tipo de documento y el perfil del usuario.
Intercambio seguro Comparte los documentos de forma segura con jefes, empleados o personal ajeno a la empresa a través de espacios de intercambio en línea en vez de utilizar el correo electrónico o el papel.
Conformidad proactiva Localiza rápidamente la documentación faltante o pronta a expirar y pídesela fácilmente a tus empleados.
Retención legal Aplica una retención de litigios a los documentos con un simple clic.
Plazos de retención Define plazos de retención por tipo de documento y ubicación para asegurarte de que los archivos se conservan de conformidad con los requisitos legales y la política de la empresa.

Ventajas de la herramienta Employee File Management de PeopleDoc

La herramienta Employee File Management de PeopleDoc te permite gestionar activamente documentos de Recursos Humanos desde una ubicación central, garantizando su conformidad, seguridad y entrega rápida.

Hazle la vida más fácil a tu personal de Recursos Humanos, simplificando tareas como la clasificación y búsqueda de documentos, así como la difusión interna de los documentos para su revisión, firma y acuse de recibo.

Localiza rápidamente la documentación faltante o pronta a expirar y pídesela fácilmente a tus empleados. Utiliza las pistas de auditoría para hacerle seguimiento a las acciones realizadas en un documento, tales como su almacenamiento, transferencia, intercambio y eliminación. 

El servicio HR Compliance Assist de PeopleDoc es una versión de ventanilla única en línea diseñada para ayudar a los líderes mundiales en el ámbito de los Recursos Humanos a la hora de gestionar la conformidad y reducir los riesgos al proteger la confidencialidad de los datos de los empleados.

Accede a los archivos de los empleados en cualquier momento y donde quiera que estés desde una solución centralizada de archivos digitales, que constituye la única fuente fiable de datos. Los archivos generados en PeopleDoc, tu SIRH u otros sistemas de Recursos Humanos pueden añadirse automáticamente a las carpetas de los empleados. Los documentos en papel también se pueden escanear y cargar en la carpeta de un empleado.

Los archivos no se crean solos. Los documentos generados como parte de un proceso automatizado o desde una petición de un empleado se envían automáticamente a la carpeta del empleado correspondiente mediante un sistema de etiquetas

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